Analysis of documentation errors related to medication administration in a large hospital

Abstract

Objetivo: Analisar os erros de registro de administração de medicamentos em um hospital de grande porte. Métodos: Estudo observacional, descritivo, de abordagem quantitativa e delineamento transversal, utilizando o banco de dados do Núcleo de Segurança do Paciente de um hospital em Belo Horizonte/MG, abrangendo o período de julho de 2023 a julho de 2024. Resultados: foram avaliados dados de 1.094 prescrições; 477 (43,60%) apresentavam pelo menos um erro de registro. Medicamentos dermatológicos (62,63%) e aqueles que atuam no trato alimentar e metabolismo (8,42%) foram os mais frequentemente associados a erros. As vias de administração mais associadas a erros foram a tópica (63,68%) e a intravenosa (17,89%). A ausência de conferências e rubricas foi mais prevalente durante o turno diurno na Unidade de Terapia Intensiva (31,68% e 35,35%, respectivamente), enquanto a maior taxa de ausência de assinaturas ocorreu no serviço de emergência em ambos os turnos (46,75% e 46,96%, respectivamente). Conclusões: este estudo demonstrou uma fragilidade significativa no processo de registro da administração de medicamentos, evidenciando a necessidade de otimização dos processos institucionais para alcançar os objetivos da Organização Mundial da Saúde no desafio “Medicação sem Danos”.

ABSTRACT

Objective: to analyze documentation errors related to medication administration in a large hospital. Methods: this was an observational, descriptive study with a quantitative approach and a cross-sectional design, using the database of the Patient Safety Center of a hospital in Belo Horizonte (MG), covering the period from July 2023 to July 2024. Results: data from 1,094 prescriptions were assessed; 477 (43.60%) had at least one documentation error. Dermatological medications (62.63%) and those acting on the alimentary tract and metabolism (8.42%) were the medications most frequently associated with errors. The routes of administration most associated with errors were topical (63.68%) and intravenous (17.89%). The absence of checks and initials was more prevalent during the daytime shift in the Intensive Care Unit (31.68% and 35.35%, respectively), whereas the highest rate of missing signatures occurred in the emergency department during both shifts (46.75% and 46.96%, respectively). Conclusions: this study demonstrated a significant weakness in the medication administration documentation process, highlighting the need to optimize institutional processes to achieve the objectives of the World Health Organization’s “Medication Without Harm” challenge.